Te-ai intrebat vreodata daca ai nevoie de proceduri? Ti-ai dorit vreodata ca afacerea sa functioneze si atunci cand nu esti la datorie? Atunci vei avea nevoie de un set de proceduri si procese bine stabilite. Nu ne crezi pe cuvant? Afla in articolul de astazi de ce sunt esentiale pentru afacerea ta.
Conform dictionarului, termenul de procedura are urmatoarele sensuri:
1) Ansamblu de reguli de organizare a administratiei, folosite in vederea atingerii unui anumit rezultat.
2) Serie de formalitati care trebuie executate într-un proces.
Orice organizatie, orice comunitate umana are nevoie de cateva reguli de functionare, daca se urmareste atingerea unui scop. Iar daca ne raportam la o afacere, scopul este esential. Scopul, insotit de un plan si de actiune aduc succesul. Dar haideti sa vedem intai de ce este important sa avem proceduri in afacerea noastra:
1. Scade considerabil timpul de acomodare si invatare a unui coleg nou
Unul dintre cele mai importante procese atunci cand angajam un coleg nou este procesul de acomodare si adaptare. In functie de domeniul de activitate, acesta poate dura de la cateva zile la cateva luni. De aceea s-a inventat si perioada de proba. Iar daca avem o procedura bine stabilita, angajatul nou va putea invata mult mai repede ce trebuie facut. Va fi mult mai eficient sa aibe un material la dispozitie, decat sa astepte sa invete de la ceilalti colegi.
2. Daca pleaca un angajat, cine il va inlocui va avea la dispozitie procedurile si va putea sa continue munca.
Se poate intampla sa plece un angajat. Din diverse motive. Dar important este ca acesta sa poata fi inlocuit (in oarecare masura) de catre un angajat nou, care va prelua functiile acestuia. Iar daca s-a creat o procedura clara de lucru, va fi mult mai usor pentru noul angajat sa inteleaga ce trebuie facut.
3. Daca pleaca un angajat in concediu, nu il vei suna sa ii pui intrebari si vei sti exact ce trebuie facut.
Cu siguranta nu vei face la fel de bine ca angajatul (el/ea facand acel lucru zilnic), dar macar vei sti ce trebuie facut in situatia in care este nevoie de el/ea dar este plecat(a) in concediu. Partea cea mai buna de aici este ca se aplica si pentru tine: Daca esti tu plecat(a) in concediu, telefonul de la munca va suna mai rar, multumita procedurilor.
Acum ca stim de ce sunt importante procedurile, haideti sa vedem cine trebuie sa se ocupe de ele.
- In mod evident, fiecare angajat este recomandat sa contribuie la o procedura comuna. Daca vorbim despre mai multi angajati pe acelasi departament, atunci este recomandat sa fie un manager pe proceduri. Daca nu ai o persoana desemnata special pentru asa ceva, atunci este momentul oportun pentru a prelua tu aceasta functie. Iar faptul ca va contribui fiecare persoana va intari sentimentul de echipa si apartenenta la grup a fiecarui angajat.
- Procedura trebuie actualizata constant, asta daca afacerea ta are o tendinta minima de evolutie. Dar, daca nu are evolutie, va avea involutie, pentru ca nu exista stagnare. Ai vazut vreodata un copac care sa se opreasca din crescut? Nu, creste sau moare. Asa este si cu afacerea noastra iar procedurile trebuie sa mentina pasul cu ultimele noutati si modificari.
- Modul efectiv in care se creaza o procedura tine in mod exclusiv de domeniul de activitate si nu exista un format standard. Tot ce trebuie sa stim este ca informatia trebuie sa fie corecta, completa si scrisa pentru un nivel de intelegere accesibil. Daca avem un angajat nou, acesta trebuie sa poata intelege procedurile din momentul in care a venit. Chiar daca pare greu sa explicam in cuvinte simple, acest lucru este esential.
- Sistemele de lucru sunt esentiale pentru automatizarea afacerii. Cu cat lucrurile sunt mai simple, mai automatizate, vor fi si mai eficient realizate. Cu cat lucram mai organizat, cu atat rezultatele vor fi mai mari.
Astfel, sistematizarea si crearea constanta de proceduri este un proces absolut necesar cresterii oricarei afaceri. Si cu cat avem mai multe proceduri, cu atat mai bine: Este binevenit sa exista o procedura pentru fiecare activitate, fie ca vorbim despre programarea unui sistem de franare automat pentru un camion, sau pentru amplasarea corecta a ghiveciului in cadrul biroului.
Pentru ca procedurile nu vorbesc despre tine, ci ele vorbesc despre afacere si despre ceilalti colegi de echipa. Pentru a avea un concediu linistit, stiind ca echipa stie (teoretic) ce trebuie facut si in absenta ta.
Asadar, care va fi prima procedura pe care o vei implementa in afacerea ta, in cazul in care nu ai deja proceduri? Asteptam raspunsul tau in comentarii 🙂